¿Toda la información de la empresa en una sola pantalla?

Sí. Toda.

Todos los empresarios tienen un conocimiento profundo de sus empresa, sus clientes y de cómo va el negocio. Esto es un sexto sentido que han desarrollado a través de los años y les ha permitido salir adelante en muchas ocasiones difíciles.

Pero cuando se trata de crecer y competir, se necesitan decisiones acertadas y basadas en datos fiables y concretos. El instinto empresarial debe estar apoyado por información de calidad.

Tener toda la información vital de su empresa en una sola pantalla de ordenador y poder hacer selecciones en los datos para sacar conclusiones o reducir el análisis (a unos pocos clientes o productos, por ejemplo) es lo que nos permiten los softwares de inteligencia de negocio (Business Intelligence).

¿De dónde se obtiene la información?

De donde Ud. la tenga almacenada.

En ficheros excel, en una base de datos, en un CRM, en un ERP, en sus propios ordenadores, en un servicio en Internet, o en un servicio de cloud.

¿Cómo trabajan?

  1. Recogen toda la información necesaria (se encuentre donde se encuentre) de:

• Finanzas y Contabilidad

• Ventas

• Compras

• Producción

• Almacenes

• ¿Otros?

  1. La almacenan en su propio sistema de base de datos y se crean los procesos automáticos para actualizarla cada día (o cada hora, si hace falta)

  2. Establecen todas las relaciones posibles entre los datos que ha almacenado de forma tal que luego se puedan mostrar todos los datos y las relaciones que existen entre ellos.

  3. Se crean todos los indicadores, ratios, gráficos y tablas necesarios (según las necesidades del usuario) que se alimentarán de la información obtenida y tratada en los tres pasos anteriores.

Ya está. A partir de aquí el usuario puede comenzar a ver todos los indicadores, ratios y resultados de su empresa actualizados pudiendo analizar información actual y/o histórica, medir evoluciones y tendencias, realizar comparaciones, relacioner acciones y sus resultados, hacer simulaciones, etc., etc., etc.

¿Qué se puede ver?

En principio cualquier combinación de información lógica que pueda ser obtenida a partir de los datos cargados. Por ejemplo:

  • Balance de situación y Pérdidas y ganancias, ...

  • Ventas realizadas (totales, en cartera, evolución, tendencias, vendedores, zonas, regiones, representantes,...)

  • Productos (stock, valoración ventas comparativas, márgenes, etc.)

  • Clientes (situación, evolución, productos comprados, variaciones, mix de productos, potencial, ABC, etc.)

  • Comandas pendientes de servir

  • Cartera de deuda vencida (por cliente, producto, importe, fecha, etc.)

  • Trazabilidad y lotes

  • Indicadores de calidad de productos y procesos propios o de terceros que participan en la fabricación y/o distribución.

  • Información del sector, de la competencia, y del posicionamiento de la empresa dentro del mismo (si hemos introducido los datos en el paso 1 de proceso mencionado anteriormente).

  • ... Y mucho más.

¿Se pueden hacer selecciones sobre los datos?

Si, se pueden realizar todas las selecciones que sean necesarias para "ver" resultados más acotados. Por ejemplo:

  • Filtrado por tiempo:

  • Ver la información de los resultados solo entre una fecha de inicio y una de final.

  • Comparar los resultados de este año contra el mismo período del años anterior.

  • Mostrar resultados que se han producido hace más de "n" días

  • Filtrado geográfico:

  • Ver resultados de una zona (o provincia o país) determinada

  • Filtrados financieros y contables

  • grupos contables

  • ratios financieros

  • Tesorería

  • etc.

  • Filtrados varios:

  • Por clientes

  • Por productos

  • Por proveedores

  • Por insumos o materiales

  • Por máquina (o producción)

  • Por persona (operario, comercial, etc.)

  • Otros a definir por el usuario

  • Cualquier combinación de los anteriores.

¿Solo sirve para análisis de información de Dirección?

NO. También pueden hacerse cuadros operativos para mandos intermedios y operarios. Por ejemplo:

  • Logística

  • operaciones y procesos

  • mantenimiento

¿Cuál es el beneficio?

Tomar decisiones sabiendo exactamente dónde está su empresa con los números del cierre de ayer (o los de hace una hora, si es necesario).

Además, por mencionar unos pocos:

  • Saber los resultados de las acciones tomadas

  • prever o simular situaciones futuras

  • descubrir relaciones entre diferentes hechos que no es posible ver a simple vista (Causa/efecto cuando intervienen muchas variables)

  • Ahorrar tiempo. Se acabaron los informes manuales y los Excel que consumen mucho tiempo del personal y que están sujetos a errores que pueden costar caro.

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