¿Exceso de Información?

September 10, 2013

Hace muy poco tiempo, hablando con el gerente de una importante empres, y cuando trataba de explicarle lo que podíamos hacer por ellos en el entorno de la Gestión de la Información, su respuesta fue: “Si algo me sobra es información”.

 

Mientras seguíamos hablando, yo le fui preguntando cosas para comprobar, sin que pudiera llegar a ofenderse, el grado real de información del que disponía.

 

Como ya me imaginaba, no supo responder a mis preguntas.

 

Al final, y con sumo cuidado, le hize la pregunta clave: “Si consigues por unos instantes cambiar tu rol y convertirte en un posible cliente en lugar del dueño…..¿podrías darme diez razones por las cuales le comprarías a tu empresa y no a otra?”. 

 

De nada sirvió rebajar mi petición a una sola razón. Sin que pronunciara una sola palabra y tras unos segundos de tensión ambiental, cambie de tema.

 

La verdad es que si un directivo de una empresa no sabe responder de forma rápida a esta pregunta, no solo no le sobra información, si no que le falta y mucha.

 

Lo mas posible es que con frecuencia se este confundiendo la típica y a veces abundante información tradicional (informes, listados….etc.) con lo que es una Gestión de la Información.

 

Hay que tener en cuenta que lo que llamamos Gestión de la Información y Gestión del Conocimiento, son técnicas muy nuevas sin las cuales han vivido las empresas hasta hoy. Las explicaciones que se puedan dar al respecto son difíciles de imaginar y no deja de ser lógico que el que escucha piense que esta oyendo más de lo mismo.

 

Precisamente una de las cosas que diferencia una buena Gestión de la Información de otra no tan buena, es la habilidad para no caer en lo que Alfons Cornella (www.infonomia.com), llama “infoxicación”. Informaticamente es posible producir mucha mas información de la que el cerebro humano es capaz de procesar. Y a esto es a lo que se refería posiblemente la persona que me contesto que si algo le sobraba era información.

 

La clave de estas situaciones se halla en la confusión existente entre cantidad y calidad 

Como ejemplo claro de esta confusión puedo poner un ejemplo real. 

 

Cuando estaba en negociaciones con una importante empresa de transportes de viajeros de ámbito publico, se produjo un cambio en la cúpula. El Director General, que llevaba más de 20 años ocupando dicho cargo, fue sustituido.

 

En la primera reunión de Comité de Dirección a la que acudió el nuevo Director General, le presentaron los resultados del último mes mediante dos archivadores llenos de hojas Excel. Se trataba de centenares de informes en los que solo se veían cifras. Era el sistema utilizado durante 20 años.

 

Rechazó la forma en que se le presentaban los resultados. Ni siquiera acepto echarles un vistazo. Sus órdenes fueron tajantes. Quería que se le presentaran los resultados en una sola hoja. Además exigió no ver cifras. Solo quería ver gráficos.

 

Aquello sirvió para que yo pudiera conseguir una de las ventas más importantes de mi carrera.

 

El sistema que utilizamos para poder obtener la petición exigida, fue la implantación de un sistema de Gestión de la Información en forma piramidal.

 

Imagínense una pirámide en la cual los datos a su más bajo nivel parten de la base. Desde esta situación, y a medida que se va subiendo por dicha pirámide, la información se va resumiendo hasta llegar al punto de intersección superior, donde toda la información se ha compendiado en una  pantalla en la que solo se ven gráficos. 

 

El nuevo Director General obtuvo así lo que deseaba.

 

Evidentemente, desde esta única pantalla, podía ir bajando de nivel, y de esta forma ir comprobando el porque de algunas de las cosas que podía observar en su Cuadro de mandos.

 

Todos los directivos de la empresa trabajaban con la información que se hallaba en diferentes puntos de la pirámide según los cargos y responsabilidades que les correspondían. Nadie tenía un exceso de información. Solo la que les era precisa. 

 

El nuevo Director General miraba cada día la evolución de negocio y no una sola vez al mes, pidiendo explicaciones a las personas correspondientes cuando necesitaba información adicional. El proyecto fue un éxito.

 

Esta empresa está ahora preparada para dar el salto hacia la Gestión del Conocimiento.

En dicho nivel se trabaja con los datos derivados del cruce entre la Información y aquellos expertos en el tema capaces de interpretarla.

 

En este nuevo nivel ya no se trabaja con datos exactos, sino con preguntas y respuestas que no existen en la Información de origen.

 

A medida que se va definiendo y estructurando el Conocimiento extraído de la Información, se  deja como algo fijo que puede ser consultado por quien se decida que puede hacerlo en cualquier momento, ya que se va actualizando de forma automática a medida que la Información origen va cambiando.

 

Todo este volumen selectivo de Información y Conocimiento, debe ser utilizado para la toma de decisiones que influyan positivamente en los resultados de la empresa.

 

Además, tiene que existir la posibilidad de poder, en cualquier momento, efectuar preguntas cuyas respuestas no están contempladas en los Cuadros de Mando elaborados como Información fija.

 

Y la respuesta a estas preguntas no puede ser demorada a más de unos breves segundos.

Son preguntas que jamás fueron efectuadas y que, posiblemente no se efectúen nunca mas, o por lo menos no con frecuencia.

 

Uno de los lemas de nuestra empresa es: “Hay respuestas extraordinarias que solo están esperando una buena pregunta”, porque sabemos que muchas veces lo difícil y lo que distingue a los buenos directivos, es saber efectuar las preguntas oportunas.

 

En definitiva, pensamos que nadie puede decir que tiene exceso de Información.

 

Y si alguien lo piensa, es mas que posible que lo que les este sucediendo es un caso claro de “Infoxicación”.

 

Démosle pues al cerebro la Información justa que en cada momento es capaz de procesar.

 

Y dejemos que los directivos dispongan cada día de mas tiempo para la labor que les esta encomendada.  Tomar decisiones.

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